Polish notaries to gain power to file property registry applications

Poland's Ministry of Justice is set to expand the scope of services notaries can provide, empowering them to file applications for property registry (księga wieczysta) updates even if they did not execute the original notarial deed. This initiative aims to streamline bureaucratic processes for citizens.

Currently, notaries can only file applications related to actions they have directly performed. However, starting in March 2026, they will be able to assist with updating property registry entries to reflect new ownership when preparing a notarial deed for inheritance. The ministry is now proposing to go further, allowing notaries to act as intermediaries for any registry application, irrespective of prior involvement with a notarial act.

“

Klienci często oczekują od notariusza pomocy w złożeniu takiego wniosku, a obowiązujące przepisy nie pozwalają na jej udzielenie. Nowe rozwiązanie stworzy obywatelom dodatkową, dobrowolną i bezpieczną ścieżkę załatwienia sprawy oraz pozwoli ograniczyć ryzyko błędów formalnych

"Clients often expect assistance from notaries in submitting such applications, and current regulations do not permit it," explained Tomasz Karłowski, president of the Regional Chamber of Notaries in Warsaw. "The new solution will create an additional, voluntary, and secure channel for citizens to handle their affairs and help minimize the risk of formal errors."

“

Nowelizacja ma ułatwić składanie wniosku o wpis w księdze wieczystej w sytuacjach, gdy strona tego oczekuje i jest gotowa na poniesienie dodatkowych kosztów. Jednocześnie ułatwienie to pozostaje bez wpływu na dotychczasowe zasady składania wniosków o wpis, gdyż stanowi jedynie fakultatywną ścieżkę składania wniosków

The proposed amendment is designed to offer an optional pathway for citizens who wish to use a notary's services for registry applications, acknowledging that they are willing to incur additional costs. This complements the existing option for individuals to file applications themselves directly with the land and mortgage registry court. For example, filing an application to remove a mortgage currently incurs a 100 PLN court fee. Utilizing a notary's assistance would involve this fee plus an additional 200 PLN for filing the application and 200 PLN for preparing the notarial protocol (all amounts are net).

Magdalena Arendt, vice-president of the National Chamber of Notaries, highlighted the benefits for citizens, stating, "From the citizen's perspective, a significant advantage will be the ability to submit an application at any notary office, regardless of the territorial jurisdiction of the court managing the registry. The notary will prepare the electronic application, collect the court fee, and verify the supporting documents." This is expected to reduce formal errors that often prolong proceedings or discourage property owners from updating their registry entries.

“

Z punktu widzenia obywatela istotną korzyścią będzie możliwość złożenia wniosku w dowolnej kancelarii notarialnej, niezależnie od właściwości miejscowej sądu prowadzącego księgę wieczystą. Notariusz przygotuje elektroniczny wniosek, pobierze opłatę sądową oraz zweryfikuje dokumenty stanowiące podstawę wpisu. Dzięki temu zmniejszy się ryzyko błędów formalnych, które dziś często wydłużają postępowania lub zniechęcają właścicieli nieruchomości do aktualizowania wpisów w księgach wieczystych